Ablauf der Einarbeitung einer Führungskraft: so verhinderst du frühzeitige Kündigung (Teil 2)

Auch Führungskräfte profitieren bei der Einarbeitung von einem geregelten Ablauf. Doch wie genau lässt sich dieser realisieren?

Warum ein gut geregelter Ablauf bei der Einarbeitung einer Führungskraft unverzichtbar ist

Wieso eine Einarbeitung von Führungskräften überhaupt wichtig ist – dazu habe ich mich in Teil 1 der Serie zur Einarbeitung von Führungskräften ausführlich geäußert. Was ist nun der entscheidende Punkt, an dem die Einarbeitung der Führungskraft scheitert? Genau, der Ablauf!

Laut der Candidate Journey Studie¹ haben 89 % aller Neuzugänge, die innerhalb eines Jahres kündigen, eine schlechte Candidate Experience erfahren. Die Art und Weise, wie wir als Chefs unsere neuen Teammitglieder begleiten, entscheidet also, ob uns diese Mitarbeiter erhalten bleiben. Deshalb ist die wichtigste Frage:

Wie sieht der Ablauf einer Führungskraft-Einarbeitung aus?

Hier kommt, einmal knackig zusammengefasst, wie die Einarbeitung der Führungskraft abläuft und wie wir sie als Chef begleiten:

1. Pre-Boarding durchführen
2. Einarbeitungsplan erstellen
3. Begrüßung und Führung am ersten Tag
4. Erwartungsgespräch am ersten Tag
5. Feedback nach der ersten Woche
6. Feedback nach vier, acht und zwölf Wochen und zweites Erwartungsgespräch
7. Einen Ansprechpartner benennen

Sehen wir uns die einzelnen Aspekte einmal genauer an.

Vorbereitungen fürs Onboarding

Noch bevor am ersten Tag die Führungskraft zur Einarbeitung auftaucht, muss der Ablauf stehen. Im Vorfeld der Einarbeitung passiert bereits mehr, als so mancher Chef denken würde:

1. Pre-Boarding einer Führungskraft vor dem ersten Arbeitstag

Die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag verstreicht nicht ungenutzt. Jetzt kommt es auf rechtzeitige Informationen zum Arbeitsantritt an:

• Wann ist der Arbeitsbeginn, wie ist der Ablauf für den ersten Tag, wann ist der geplante Feierabend?
• Wer sind meine Ansprechpartner, wen werde ich treffen?
• Wird es die Möglichkeit geben, vor Ort Mittag zu essen?
• Was muss ich mitbringen (Personalausweis etc.)?

Mit all diesen Informationen im Rücken lässt es sich leichter und entspannter anfangen. Mögliche Unsicherheiten wie: „Werde ich freudig erwartet oder muss ich mir meine Ansprechpartner erst suchen?“ oder „Sind Kollegen über meine Stelle und Verantwortlichkeiten informiert?“ lassen sich ebenfalls leicht ausräumen.

Ein weiterer, guter Weg, Ängste im Vorfeld des Einarbeitung der Führungskraft abzubauen, ist ein Willkommenspaket. Es enthält beispielsweise:

• Informationsmaterial zur Firma
• Firmen-Merchandise: ein T-Shirt, eine Tasse oder Aufkleber
• Eine Postkarte mit persönlicher Nachricht wie: „Wir freuen uns auf dich“.

Weiteres Info-Material senden Sie per Mail zu. Dies umfasst beispielsweise das Organigram der Firma, die internen Werte etc. Auch eine Einladung, zum Beispiel zum Teamtag, Strategiemeeting, oder der Weihnachtsfeier signalisiert, dass hier jemand willkommen ist und von Grund auf ins Team integriert wird. So erfährt die neue Führungskraft am eigenen Leib, welche Werte im Unternehmen gelebt werden.

Schließlich kann der Vorgesetzte einen Tag vor Arbeitsbeginn des Neuen eine E-Mail ans Team schreiben und den neuen Kollegen kurz vorstellen. Was wie eine Kleinigkeit klingt, kann entscheidend für den weiteren Ablauf der Einarbeitung der Führungskraft sein. Laut „Onboarding im Fokus“² war bei jedem sechsten Befragten das Team nicht über den Arbeitsbeginn informiert!

Grundsätzlich geht es hier darum, schon vor dem eigentlichen Start eine gute persönliche Beziehung zur Führungskraft herzustellen, damit der Ablauf der Einarbeitung so entspannt wie möglich verläuft. Der persönliche Kontakt zum Chef ist entscheidend für den Aufbau einer tragfähigen Arbeitsbeziehung.

2. Einen Einarbeitungsplan für die Führungskraft erstellen

Neben der richtigen Stimmung vor dem Arbeitsbeginn sollte auch der Einarbeitungsplan für die Führungskraft formuliert sein. Er enthält:

• Ziele für jede Woche und jeden Monat (beispielsweise, dass die Führungsarbeit ab Woche zwei aufgenommen wird oder dass die Zahlen der Abteilung zum ersten Mal nach einem Monat selbständig präsentiert werden sollen)
• Eine Liste der zu treffenden Ansprechpartner, inklusive der vorher proaktiv organisierten Termine dafür. Eine Anleitung für die Erstellung eines Einarbeitungsplans habe ich hier beschrieben.
• Welches Verhalten gewünscht wird: beispielsweise direkt Fragen stellen, wenn man nicht weiterkommt oder erst versuchen, das Problem selbst zu lösen. Hier entsteht Raum für Feedback, damit am Ende der Erfolg des Ablaufs der Einarbeitung der Führungskraft gemessen werden kann.
• Termine für Schulungen und Schnittstellen
• Hinweise für informelle Treffen

Mit diesen Informationen an der Hand erhält die neue Führungskraft eine Schatzkarte, anstatt orientierungslos auf den sieben Weltmeeren herumzusegeln.

Der Ablauf der Einarbeitung der Führungskraft am ersten Tag

Die wichtigsten Informationen wurden mit der neuen Führungskraft nun ausgetauscht. Jetzt kommt es auf die persönliche Begegnung am ersten Arbeitstag an.

3. Die Begrüßung und Führung durchs Büro am ersten Tag

Hier ist der Vorgesetzte gefordert. Laut „Onboarding im Fokus“² bekamen nur 50% der Führungskräfte an ihrem ersten Tag eine Begrüßung durch ihren Chef. Gleichzeitig zur Präsenz des Chefs sollte der neuen Führungskraft ein Ansprechpartner zur Seite gestellt bekommen. (Dazu mehr unter Punkt 7.)

Anschließend ist es sinnvoll, eine Führung durchs Büro zu unternehmen. Auch wenn neue Mitarbeiter von den vielen frischen Namen und Gesichtern eher überfordert wirken, ist es dennoch eine hilfreiche Geste, da es die positive Willkommenskultur des Unternehmens widerspiegelt. Es sagt aus: „Wir freuen uns über Neuzugänge, wir unterbrechen unsere Arbeit, wir nehmen uns Zeit für Dich.“ All das sind Wirkfaktoren, um Unsicherheit zu reduzieren.

4. Das erste Erwartungsgespräch an Tag 1

Das erste Erwartungsgespräch ist ein Thema für sich, dass wir detailliert zu einem späteren Zeitpunkt behandeln. Deshalb an dieser Stelle nur ein kurzer Abriss: Es handelt sich um das wichtigste Gespräch zwischen Vorgesetztem und neuem Mitarbeiter. Es geht um das „Wie“ der Zusammenarbeit:

• Welchen Zweck hat die Stelle?
• Wie stellt sich der Chef die Zusammenarbeit vor?
• Welche Verantwortlichkeiten, Projekte und Aufgaben stehen im Einzelnen an?
• Auftragsklärung: welche expliziten Aufgaben stehen an, welche impliziten/unausgesprochenen Aufträge gibt es?
  • Beispielsweise: „Ich will meine Ruhe haben“
  • „Am besten, ich höre nichts von dir“
  • „Ich will über alles informiert sein“
  • Diese Punkte sind wichtig für den Erwartungsabgleich.
• Wird ein Steuerungsinstrument, z.B. eine Job Scorecard, eingesetzt?
• Wie wird mit Fehlern umgegangen?

Mit dem Wissen aus dem Erwartungsgespräch kann die neue Führungskraft beruhigt im Unternehmen durchstarten. Ganz ohne Sorge, auf Eierschalen gehen zu müssen.

Wie läuft die Einarbeitung der Führungskraft in der ersten Woche ab?

5. Detailliertes Feedback: das wichtigste Tool in der ersten Woche

Das wichtigste Tool während des Onboardings ist Feedback. Was in der ersten Woche unausgesprochen bleibt, kann während oder am Ende der Probezeit zu Kündigungen führen. Feedback ist bei Führungskräften außerdem ausgesprochen erwünscht: Über 70% der Mitarbeiter finden Feedback während der Probezeit hilfreich – aber nur 50% bekommen überhaupt welches.

Wie und wann genau gebe ich Feedback?

Am besten schaut der Vorgesetzte täglich fünf Minuten am Ende des Arbeitstages kurz herein, um zu reflektieren: Was wurde heute gelernt, wie ist der Stand der Schulungen, welche Fragen sind offen und welche Unterstützung wird gewünscht? Ende der Woche sollten 30 Minuten eingeplant werden, um etwas mehr in die Tiefe zu gehen.

Langanhaltender Erfolg: Der weitere Ablauf für die Einarbeitung der Führungskraft im ersten Monat und darüber hinaus

6. Langfristiges Feedback nach vier, acht und zwölf Wochen und das zweite Erwartungsgespräch

Am besten wirkt Feedback, wenn es ritualisiert ausgetauscht wird. Ein fester Feedback-Rhythmus von vier, acht und zwölf Wochen sorgt bei der Einarbeitung der Führungskraft für einen klaren Ablauf. Es wird gewissermaßen geschaut, ob der Tank noch voll ist und der Wagen nach wie vor in die richtige Richtung unterwegs ist, indem die gemeinsame Route auf einer Straßenkarte nachgeprüft wird.

All die Schlaglöcher auf dieser Strecke werden im zweiten Erwartungsgespräch angesprochen, wenn sich die Führungskraft schon etwas eingearbeitet hat:

• Woran wird die Führungskraft gemessen? Wann ist der Chef am zufriedensten?
• Welche Fallstricke können langfristig auftreten?
• Was ist das „Erbe“ des Vorgängers?
• Gibt es möglicherweise schwierige Mitarbeiter?
• Wo liegen die Freiheiten in der Ausgestaltung der Stelle: gibt es Instrumente, Feedback-Cycles oder OKR?

Wie in einer Bergsteigergruppe, die sich zum Schutz in Eis und Schnee aneinander festbindet, geben diese Gespräche nicht nur Halt, sondern verbinden auch Chef, Führungskraft und das Team miteinander.

7. Wer im Notfall hilft: Einen Ansprechpartner benennen

Ein Teil des Teams ist der Mentor: Dieser Ansprechpartner springt ein, wenn Not am Mann ist und der Chef nicht zur Stelle. Wie ein Seismograf verzeichnet er leichte Erschütterungen, bevor aus ihnen eine Erdbeben werden kann, das am Ende zur Kündigung führt.

Ein Mentor …

…bedient das Zugehörigkeitsgefühl: egal, wie seniorig eine Führungskraft ist, neue Situationen aktivieren immer das Bindungssystem. Ein fester Ansprechpartner sorgt für Sicherheit und Zugehörigkeitsgefühl (was gerade bei jungen Führungskräften wichtig ist).
…darf als Ansprechpartner wöchentlich wechseln, sodass gleich eine festere Bindung zum gesamten Team entsteht. Als Ergänzung können Meetings oder Videomeetings mit dem Team dienen.

Fazit

Wer all diese Punkte beherzigt, sollte am Ende eine Führungskraft haben, deren Einarbeitung in Ablauf und Performance elegant und geräuschlos erfolgt – und die von Anfang an gute Fäden sowohl mit Unternehmensleitung als auch Kollegen spinnt und so eine tragfähige Bindung zum Unternehmen aufbaut.

¹Candidate Journey Studie, 2017: Eine von Meta HR und stellenanzeigen.de durchgeführte Studie unter Leitung von Dipl.-Soz. Christoph Athanas, wissenschaftliche Leitung: Prof. Peter M. Wald von der HTWK Leipzig.

²Onboarding im Fokus, 2018: Studie von Stepstone.

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